Real estate e facility

L’obiettivo è assicurare al Gruppo la disponibilità di adeguate sedi di lavoro e uffici direzionali nel rispetto degli standard definiti di qualità, funzionalità, comfort, ambientale e sicurezza, nonché la gestione ottimale del patrimonio immobiliare di proprietà e in affitto.

Tali servizi sono riconducibili alle seguenti fattispecie:

• Servizi di real estate Riguardano le attività di natura immobiliare finalizzate alla messa a disposizione di spazi necessari per lo sviluppo delle attività lavorative, nonché alla gestione tecnico-amministrativa dei contratti di locazione e degli immobili di proprietà.
• Servizi di conduzione Manutenzione ordinaria degli edifici e delle aree esterne di competenza degli stessi, lavori di manutenzione straordinaria e interventi legati al risparmio energetico, di igiene ambientale oltre a servizi quali: facchinaggio, traslochi, gestione e fornitura degli arredi.
• Servizi di project management Riguardano significativi interventi di riqualificazione degli immobili e di efficientamento degli spazi

L’obiettivo è fornire alle società del Gruppo, mezzi e strumenti che permettano un efficace svolgimento delle attività lavorative.

• Gestione PDL Assicura la corretta messa in opera e l’efficiente funzionamento delle postazioni di lavoro, nel rispetto delle politiche di sicurezza e le cui funzionalità e prestazioni sono previste da un piano di miglioramento definito dalle strutture tecniche specialistiche del Gruppo. In tale ambito, cura le attività di IMAC (Install, Move, Add, Change) e Roll Out tecnologico delle apparecchiature informatiche da ufficio e dei mobili e arredi.
• Gestione Immobiliare

Assicura la manutenzione ordinaria e straordinaria dell’immobile sia edile che impiantistica, garantendo la gestione e conduzione dei relativi impianti e curandone anche tutti gli adempimenti previsti dalla normativa di riferimento. Archivia, monitora e controlla tutto l’apparato documentale relativo all’edificio, dai documenti legali ai registri di manutenzione.

Inoltre supervisiona l’operato degli outsourcers per garantire che siano rispettati gli standard di qualità attesi e i budget di spesa precedentemente predisposti.

• Mobility management Gestione flotta aziendale in pool, inclusa la gestione dei contratti di NLT delle società del Gruppo e l’organizzazione e la gestione dei servizi di collegamento casa-lavoro.
• Gestione archivi Catalogazione, digitalizzazione e conservazione di documenti cartacei.
• Altri servizi Quali a titolo esemplificativo i servizi di distribuzione posta, di spedizione e magazzinaggio.

Comprende tutti i servizi destinati alle persone del Gruppo, sia connessi direttamente che indirettamente alle attività lavorative, sia finalizzati a facilitare il bilanciamento tra vita lavorativa e vita privata, oppure a favorire il mantenimento di un buono stato di salute.

• Servizi di ristorazione e catering Organizzazione e gestione della mensa aziendale o dei punti di ristoro con distributori automatici di alimenti e bevande, e supporto ai servizi di catering.
• Servizi di reception
• Servizi di travel management Supporto all’organizzazione e alla gestione dei trasporti dei dipendenti.
• Iniziative di welfare Supporto alla gestione di attività di life balance e sociali per i dipendenti del Gruppo e per i loro familiari.
• Servizi medico-sanitari Riguardano sia i servizi di presidio datoriale che il supporto logistico ad iniziative di carattere medico-sanitario al fine di favorire la prevenzione e il mantenimento di un buono stato di salute.

Comprende tutte le attività di razionalizzazione e di ottimizzazione degli spazi e di supporto nell’eventuale acquisizione di nuovi spazi, nel rispetto dei vincoli «strutturali» degli edifici e degli impianti, indirizzando, coordinando e verificando gli interventi necessari.

In particolare, Bcc Sinergia svolge le seguenti funzioni:

• Definisce gli standard di progettazione architettonica e impiantistica in linea con la normativa applicabile;
• Analizza e valuta gli edifici ed i relativi spazi con riferimento a indicatori di efficienza/benchmark;
• Analizza gli edifici sotto il profilo architettonico, impiantistico e normativo;
• Rileva l’“occupancy” (qualitativa e quantitativa) ed esegue un’analisi critica del fabbisogno di spazi;
• Sviluppa differenti «scenari» di allestimento o riqualificazione sugli attuali spazi e/o spazi diversi, proponendo margini di miglioramento; studia la fattibilità tecnico-economica di soluzioni compatibili con le «politiche aziendali», nonché con i vincoli «strutturali» dell’edificio e degli impianti, con analisi costi/benefici;
• Gestisce la fase di avvio delle singole iniziative e presidia la fase di progettazione e di esecuzione;
• Coordina gli studi esterni per la progettazione (preliminare ed esecutiva) e coordina i cantieri di tutti i progetti di efficientamento, razionalizzazione e di innovazione degli spazi, sotto il profilo operativo;
• Elabora i capitolati di appalto, nonché quelli per piccoli e medi lavori di adeguamento dei layout sul territorio, assicurando nella fattispecie, gli incarichi di RDL/DL/CSE con proprio personale abilitato e/o consulenti esterni;
• Gestisce e presidia gli adempimenti di legge legati alla Diagnosi energetica ed Energy management;
• Gestisce gli aspetti legati ai consumi energetici, e alle emissioni inquinanti;
• Promuove le iniziative in linea con gli obiettivi di sostenibilità

Servizio finalizzato all Tutela e della Salvaguardia del Patrimonio Aziendale.

In particolare, Bcc Sinergia svolge le seguenti funzioni:

• Provvede e Monitora periodicamente lo stato di implementazione delle linee guida di gruppo in tema di Governo della sicurezza degli accessi fisici;
• Gestisce e presidia la sicurezza degli immobili e del patrimonio del Gruppo attraverso Servizi di Security, Vigilanza Armata e Servizi di Reception dedicati monitorando le performance dei fornitori il rispetto degli SLA e valutando, se dovuto, l’applicabilità di penali/provvedimenti;
• Collabora con le competenti funzioni di Capogruppo alla definizione e aggiornamento delle politiche e delle linee guida in materia di sicurezza fisica;
• Gestisce e presidia il rispetto delle normative vigenti in materia per l’accesso alle sedi del Gruppo del personale dei fornitori/outsourcer;
• Attua le contromisure al verificarsi di Security Incident.

Servizio finalizzato a garantire il presidio delle tematiche di Prevenzione e Protezione, indirizzando, coordinando e verificando l’assolvimento degli adempimenti di legge e gli interventi in materia di Salute e Sicurezza sul Lavoro (ex D.lgs. 81/2008) in conformità delle scelte strategiche di Gruppo e del Delegato 81/08.

In particolare, Bcc Sinergia svolge le seguenti funzioni:

• collabora con le competenti funzioni di Capogruppo alla definizione delle politiche in materia di sicurezza sul lavoro e tutela ambientale; predispone la documentazione di legge obbligatoria per la denuncia annuale, MUD, ai sensi della legge 70/94 e successivi aggiornamenti e direttive Comunitarie.
• Definisce i criteri per l’individuazione dei fattori di rischio influenti sul grado di sicurezza sul lavoro, sul livello di salubrità e sull’ergonomia degli ambienti lavorativi;
• Presidia la corretta applicazione, per gli aspetti di propria competenza, di quanto indicato nelle procedure del Sistema di Gestione della Salute e Sicurezza sul Lavoro conforme alle linee guida UNI INAIL 2001 per tutti gli immobili del Gruppo sul territorio;
• Supporta i soggetti responsabili della valutazione dei rischi nella definizione delle misure di prevenzione e protezione (redazione e aggiornamento del DVR, sopralluoghi dei luoghi di lavoro e report specifici) necessarie alla loro riduzione/mitigazione e nell’elaborazione del relativo Piano degli interventi di miglioramento;
• Effettua attività di consulenza finalizzata a soddisfare quanto prescritto dalla normativa in materia di obblighi connessi ai contratti di appalto o d’opera o di somministrazione, sia attivi che passivi (es. emissione DUVRI).
• Supporta il soggetto cui sono conferite le deleghe in materia 81/08 per gli adempimenti di competenza, operando in stretta collaborazione con lo stesso.
• Con riferimento all’ambito medicina del lavoro, provvede a nominare il medico competente anche con eventuale funzione di Coordinatore, e di eventuali Medici Competenti Coordinati, per l’espletamento delle attività previste dalla normativa esterna (es. visite periodiche, sopralluoghi periodici, presidio medico sanitario);
• Coordina la società di consulenza ed il RSPP per tutti gli aspetti operativi legati alla gestione della salute e sicurezza sul lavoro.