Servizi trasversali

Il SID (Sistema di Interscambio Flussi Dati) è l’infrastruttura trasmissiva dedicata allo scambio automatizzato di flussi dati fra Banca e Agenzia delle Entrate. Tramite tale applicativo vengono gestiti tutti i flussi progressivamente previsti dalla normativa vigente.

Il processo prevede le seguenti fasi:

• L’Outsourcer Informatico produce i file da trasmettere all’agenzia delle Entrate e li invia a BCC Sinergia per la lavorazione prevista dalla normativa vigente.
• BCC Sinergia elabora i file e li mette a disposizione dell’Agenzia delle Entrate sul nodo FTP dell’Outsourcer informatico.

I file contenenti eventuali esiti di elaborazione inviati dall’Agenzia delle Entrate sono ricevuti da BCC Sinergia e trasmessi all’Outsourcer Informatico per la gestione nel sistema informativo della Banca.

Il processo “Accertamenti Bancari Fiscali” prevede il monitoraggio e la gestione delle notifiche di accertamento fiscale, inviate telematicamente dalle Autorità indaganti alla Banca, caricate e classificate nel Sistema Informativo per tipologia di indagine. Le lavorazioni riguardano le notifiche di accertamento, di approfondimento su accertamento e di monitoraggio fiscale.

BCC Sinergia verifica giornalmente le richieste pervenute attraverso i software di gestione in uso dalla banca, elabora le richieste identificando se il cliente, oggetto di accertamento, risulta censito o meno, predisponendo la risposta per l’autorità nel rispetto dei tempi definiti dal provvedimento stesso. Eventuale risposta negativa viene inviata da BCC Sinergia senza verifica da parte della banca, necessaria in caso di esito positivo.

Il processo “Accertamenti Bancari con Provvedimenti Cartacei ” è composto dalle attività svolte da BCC Sinergia, connesse alla notifica delle informazioni in materia di accertamenti bancari e finanziari richiesti con supporto cartaceo dalle Autorità alla BCC.

Il processo “Accertamenti Bancari con Provvedimenti Cartacei ” è composto da

• Ricezione notifiche dalle Autorità.
• Verifica provvedimento.
• Data entry in procedura COMMAWEB.
• Elaborazione dati: procedura COMMAWEB.
• Gestione esiti positivi e negativi con relativa archiviazione

Il servizio è finalizzato all’archiviazione presso storage fisico della documentazione cartacea originale prodotta dalla Banca e di quella prodotta da BCC Sinergia nell'ambito dei servizi esternalizzati dalla Banca stessa. La documentazione viene conservata per un periodo non inferiore a quello previsto dalla normativa, al termine del quale verrà macerata. La Banca può richiedere copia o originale della documentazione archiviata.

Il processo “Certificazione per Società di Revisione” è composto da attività connesse alla compilazione del modello ABI – REV relativo alle certificazioni dei saldi e dei rapporti per le Società di Revisione.

Il servizio Gestione Trasporti – Spedizione tramite Lettere di Vettura consente alle Banche, tramite apposito modulo dell’applicativo informatico:

• la prenotazione delle tratte Banca – Casellario, Banca – Filiali e delle spedizioni libere;
• la stampa delle relative Lettere di Vettura (LDV espressa per spedizioni on demand e LDV abbonamento)
• il monitoraggio online delle spedizioni.

Il processo “Dichiarazioni Entratel” è composto dai seguenti sotto-processi:

• Presa in carico della comunicazione contenente i flussi da trasmettere
• Elaborazione dei dati con diagnostico fornito dall’Amministrazione Finanziaria, da Consap e Equitalia Giustizia e ad esito positivo, relativa trasmissione telematica.
• Elaborazione delle ricevute di ritorno e gestione immediata degli eventuali scarti, mediante segnalazione alla banca.
• Rendicontazione delle trasmissioni avvenute (invio delle relative ricevute alla Banca a mezzo comunicazione).

Il servizio “Documentale Ottico” prevede l’inoltro, per le singole tipologie documentale richieste dalla banca, della documentazione cartacea prodotta internamente, per la sua trasformazione in ottico, archiviazione nel repository informatico, archiviazione fisica dei documenti ed eventuali successive ricerche e consultazioni.

Il processo “Gestione Contrattualistica Form@doc e fogli informativi” è composto delle attività connesse alla predisposizione della contrattualistica e della modulistica prodotta dal Sistema Informativo ed è composto dalle seguenti attività:

• Analisi della richiesta pervenuta;
• Predisposizione del documento elettronico;
• Condivisione del documento predisposto alla Banca, per attività di verifica ed approvazione
• Rilascio del documento nel formato elettronico da caricare nel Sistema Informativo.
• Attività di assistenza alla Banca

Il processo “Isir@ Registration Authority” prevede la gestione delle seguenti attività:

• Attivazione, variazione, revoca di PEC – Posta Elettronica Certificata
• Rilascio, revoca di Certificati di Firma Digitale
• Gestione del rilascio/revoca di Certificati per la Firma Elettronica Avanzata (FEA), previo riconoscimento “de Visu” dell’intestatario del certificato, in quanto Incaricato al riconoscimento.
• Eventuale fornitura kit per utilizzo del certificato di firma digitale
• Predisposizione ed invio tramite specifico applicativo di Pratiche Telematiche
• Gestione credenziali A2A necessarie per lo scambio dei flussi di Anagrafe soggetti (AS) e Centrale Rischi (CR) con la Banca d'Italia.

BCC Sinergia predispone l’ambiente sui propri server e lo configura in base alle richieste della Banca.

L’applicativo mailDocPRO rappresenta una soluzione per la gestione accentrata della Posta Elettronica Certificata (PEC) e consente l’utilizzo dei servizi previsti dall’offerta PostaOnline H2H di Poste Italiane, attivabili opzionalmente valorizzando il campo check box:Servizio PostaOnLine H2H.

Il servizio prevede l’esecuzione delle attività necessarie all’apertura di un nuovo contratto POS, sia fisico e/o virtuale, con o senza servizi aggiuntivi, supportando la Banca sia nell’allineamento dei dati tra procedure diverse, sia nella gestione della contrattualistica di riferimento. Sono comprese attività sui convenzionamenti già esistenti, quali variazioni contrattuali, sui terminali oppure disinstallazione. E’ prevista l’assistenza alla Banca su richiesta dell’esercente.

Il processo è composto da attività connesse alle emissioni, sostituzioni, disdette, variazioni, blocchi e sblocchi di tutte le carte di credito/debito/prepagate, telepass, viacard; alla gestione materiale dei PIN, delle plastiche e degli apparati telepass.

Il servizio prevede i seguenti sotto processi:

• Emissioni, sostituzioni, disdette, variazioni, blocchi, sblocchi Carte di Debito e Credito, Viacard, Telepass;
• Emissioni, Ricariche, rimborsi, variazioni, blocchi sblocchi Carta prepagata TASCA;
• Smistamento filiali BCC Carte e pin nominative (bancomat,carte prepagate e carte di credito)  di nuova emissione;
• Gestione caveau (magazzino) plastiche e pin bancomat, apparecchi Telepass, plastiche e pin prepagate TASCA;
• Quadratura flussi ricariche, rimborsi contabili Carta Tasca
• Attivazione/variazione Servizio Alert SMS Bancomat/carta di credito cooperativo /prepagate
• Attivazione/variazione Servizio WEB titolari carta
• Invio in filiale Rinnovi Carte rese da poste italiane
• Gestione carte catturate ATM

Il processo prevede il censimento anagrafico completo delle Persone Giuridiche, delle Ditte Individuali e di tutti gli altri soggetti dotati di personalità giuridica propria.

Viene gestito anche il censimento della persona fisica quando collegata ad uno dei soggetti indicati, oltre il caso specifico del mandatario elettorale.

Viene gestito inoltre un censimento base che consiste nella mera apertura anagrafica della posizione per ottemperare alla normativa antiriciclaggio che richiede il censimento delle società facenti parte della catena partecipativa di controllo.

Tutti i censimenti anagrafici sono effettuati nel rispetto della normativa di Gruppo vigente in materia.

Il servizio della Gestione Anomalie Anagrafiche consente al BO BCC Sinergia di offrire alle Banche la gestione e la risoluzione delle anomalie anagrafiche di pre e post caricamento derivanti dal processo settimanale “Anagrafe di Gruppo” che ha l’obiettivo di elevare la qualità del dato nell’Anagrafe Generale delle Banche Affiliate gestite da BCC SI. L'adesione al servizio di gestione delle anomalie delega BCC Sinergia ad operare come referente Anagrafe per conto della Banca nei confronti della Capogruppo all’interno dell’applicativo Appian GEA (Gestione Evidenze Anagrafiche).

Il servizio dei Rinnovi Adeguata Verifica della clientela con profilo di rischio basso e irrilevante consente alla Scrivente di offrire alle Banche Affiliate un processo completo, standardizzato e condiviso con la Capogruppo, caratterizzato da un’approfondita analisi del cliente e delle movimentazioni effettuate.

L’individuazione dei NAG della clientela soggetti a rinnovo avviene tramite il Sistema Informativo oppure su specifica richiesta di lavorazione prioritaria pervenuta dalla Banca.

In ogni caso, il processo di lavorazione della singola posizione si compone di una prima Ricognizione anagrafica della posizione analizzata e dei soggetti collegati, con specifiche interrogazioni sulle principali base dati ed applicativi previsti dal SI; successivamente è prevista l’analisi della movimentazione di tutti i rapporti attivi con rendicontazione delle principali causali in Entrata ed in Uscita su un arco temporale biennale. Infine, viene eseguita la compilazione degli strumenti antiriciclaggio previsti dal S.I., quali la Scheda Ricognitiva e il Questionario di Adeguata Verifica di tipo 3. Sulla Scheda Ricognitiva vengono riportate tutte le principali informazioni relative alla posizione analizzata e sui soggetti collegati, con una sintesi finale e le evidenze raccolte in sede di verifica. Il Questionario di Adeguata Verifica di tipo 3 viene precompilato dal BO in tutti i casi in cui non sono stati riscontrati elementi da approfondire da parte della filiale e raccoglie una sintesi della posizione analizzata.

Le sopracitate analisi svolte da BCC Sinergia hanno lo scopo di agevolare la filiale, alla quale rimane sempre in capo la compilazione del quadro H del questionario e la sua approvazione finale.

Con il servizio di Rinnovi di Adeguata Verifica delle posizioni con profilo di rischio medio e alto BCC Sinergia offre alle Banche un processo completo, standardizzato e condiviso con la Capogruppo volto allo svolgimento e alla formalizzazione di un’approfondita analisi del profilo del cliente, delle movimentazioni effettuate e dei soggetti collegati in perimetro di verifica. È prevista, nello specifico, la gestione delle posizioni scadute/in scadenza fornite da BCC SI mediante report settimanale o per cui la Banca richieda in via diretta la lavorazione. Il processo si conclude con la precompilazione della Scheda Ricognitiva del Cliente o del Questionario di Adeguata Verifica (di seguito QAV), sulla base del profilo di rischio di appartenenza e delle eventuali evidenze emerse nel corso delle analisi.

Ad ogni modo, per entrambe le fattispecie, rimane a cura della Banca la valutazione e l’approvazione del Questionario di Adeguata Verifica.

Al fine di offrirne una più puntuale descrizione, si riportano di seguito le sottofasi costituenti il processo previsto:

• Monitoraggio dei QAV di rischio medio e alto in scadenza/scaduti ed esecuzione di attività amministrative preliminari all’attivazione delle verifiche: si ricomprendono in tali attività l’elaborazione nel continuo e l’analisi dei report relativi alle posizioni in scadenza/scadute, la ricezione e l’adeguata prioritizzazione delle richieste pervenute dalla BCC, sulla base della classe di rischio di appartenenza, della data di scadenza del relativo QAV e dell’eventuale urgenza di lavorazione segnalata dalla BCC stessa.
• Lavorazione della posizione: si ricomprende l’espletamento di tutti gli step di verifica previsti dal processo di Capogruppo. Nello specifico si includono i controlli relativi all’esito RIAS, alla Lista AML di Gruppo, agli applicativi di riferimento, riportando puntualmente alla Banca le risultanze emerse, con particolare rilievo per gli aspetti significativi o meritevoli di approfondimento ai fini della valutazione del profilo di rischio da parte della Banca

Il servizio Controllo AML su operazioni su comparto estero consente al BO BCC Sinergia di supportare le Banche (filiali) seguendo un processo completo, standardizzato e condiviso con la Capogruppo, effettuando le verifiche necessarie previste dalla normativa in base al Paese, al tipo di operazione e all’importo:

• operazioni su paese sanzionato di importo inferiore a 10.000 per bonifici, incassi, pagamenti e inferiore a 50.000 per Assistenza Finanziaria (documentate import/export, L/C, garanzie finanziarie, aperture di credito);
• operazioni di importo uguale o superiore a 10.000 per bonifici, incassi, pagamenti, e uguale o superiore a 50.000 per Assistenza Finanziaria (documentate import/export, L/C, garanzie finanziarie, aperture di credito);
• operazioni su paese ad alto rischio (indipendentemente dall'importo e dal tipo di operazione).

Il servizio si attiva sulla base dell’operazione da verificare, segnalata dalla Banca/UO Estero BCC Sinergia tramite modulo comunicazione e si conclude con la conferma a procedere alla contabilizzazione in seguito ai controlli espletati ed andati a buon fine.

Il processo dei controlli AML sul comparto Estero prevede:

• La raccolta dei documenti necessari per effettuare tutti i controlli e le verifiche previste dal regolamento;
• La compilazione di un Questionario di Adeguata Verifica di tipo 2 rafforzato, da approvare a cura della Banca al I e al II livello per i casi di operazioni inferiori a 10.000 euro o a 50.000 per Assistenza Finanziaria;
• Inoltro del dossier contenente i controlli effettuati ad Iccrea per la richiesta autorizzativa necessaria in caso di operazioni superiori a 10.000 euro o a 50.000 euro per Assistenza Finanziaria.